Nach einer Unternehmensübernahme stehen viele Organisationen vor erheblichen Herausforderungen, insbesondere im Finanzbereich. Fehlende Strukturen, mangelnde Transparenz und ineffiziente Prozesse können den Geschäftsbetrieb erheblich belasten. In dieser Projektstory zeigen wir, wie ein erfahrener Interim Finance Manager das Controlling eines übernommenen Unternehmens maßgeblich verbesserte und durch gezielte Maßnahmen finanzielle Stabilität und Transparenz wiederherstellte.

Ausgangslage: Ein Unternehmen im Wandel

Nach der Insolvenz eines vormals inhabergeführten Unternehmens wurde dieses im Rahmen eines Asset Deals von einem internationalen Mischkonzern übernommen. Die Übernahme brachte erhebliche Veränderungen mit sich: Von den einst 200 Mitarbeitern blieb weniger als die Hälfte im Unternehmen. Besonders kritisch war die Situation im Finanzbereich – von sieben Mitarbeitern aus Finanzen und Controlling verblieb lediglich eine Sachbearbeiterin für die Buchhaltung, unterstützt von einem externen Steuerbüro.

Nach mehr als neun Monaten unter der neuen Eigentümerstruktur und einem Wechsel in der Geschäftsleitung wurde deutlich, dass wesentliche finanzielle Steuerungsinstrumente fehlten. Daher war eine umfassende Analyse und Neuorganisation erforderlich. Es gab

1. keinen belastbaren Cash-Forecast,
2. kein funktionierendes Mahnwesen,
3. keine qualifizierte Monatsberichterstattung
4. oder Budgetplanung.

Auch zentrale kaufmännische Prozesse wie das Jahresabschlussmanagement und die unternehmensweite Abstimmung von Finanzdaten waren nicht etabliert.

Dies führte dazu, dass finanzielle Entscheidungen nur auf einer sehr unsicheren Basis getroffen wurden, was wiederum zu weiteren Risiken führte. Die neue Unternehmensführung hatte keine ausreichende Transparenz über die Liquiditätslage, wodurch strategische Entscheidungen verzögert oder nicht optimal getroffen werden konnten.

Die Herausforderung: Finanzielle Stabilität und Transparenz wiederherstellen

Das Unternehmen stand vor einer komplexen Aufgabe:

• Aufbau effizienter Prozesse in Buchhaltung, Rechnungswesen und Controlling
• Entwicklung eines belastbaren Management-Reportings
• Etablierung einer detaillierten Cash-Planung inklusive Mahnwesen
• Implementierung klarer Freigabe- und Genehmigungsprozesse
• Identifikation und Umsetzung von Kostensenkungs- und Working-Capital-Maßnahmen
• Erstellung eines Forecasts und eines Sachkostenbudgets
• Anpassung der Gemeinkostenzuschläge und Stundensätze in der Fertigung
• Verbesserung der bereichsübergreifenden Kommunikation zur Erfassung von Finanzdaten
• Schaffung einer zentralen Anlaufstelle für alle kaufmännischen Belange
• Implementierung von Analysetools zur Echtzeitüberwachung der Finanzkennzahlen
• Schulung und Sensibilisierung der Abteilungsleiter für finanzielle Kennzahlen und Reporting

Gesucht wurde ein Interim Finance Manager, der nicht nur strategisch berät, sondern zudem durch eine ausgeprägte „Hands-On“-Mentalität die Umsetzung der erforderlichen Veränderungen aktiv vorantreibt.

Die Lösung: Strukturiertes Finanzmanagement und proaktive Steuerung

Der Interim Manager von HANSE Interim startete mit einer umfassenden Bestandsaufnahme und übernahm operative Aufgaben in Buchhaltung und Controlling. Ziel war es, ein tiefes Verständnis für die finanziellen Abläufe zu gewinnen und diese gezielt zu optimieren. Wichtige Maßnahmen waren:

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
Alle relevanten Fachbereiche wurden einbezogen, um notwendige Finanzdaten strukturiert zu erfassen und für Planungen zu nutzen.

Detaillierte Cash-Planung
Ein belastbarer Cash-Forecast wurde eingeführt, inklusive geplanter Bestellungen, Zahlungszielen und Wartungskosten.

Verbesserung des Reportings
Die Berichtsstrukturen wurden optimiert, sodass Monats- und Quartalsabschlüsse transparenter und effizienter durchgeführt werden konnten. Dadurch wurde eine bessere Entscheidungsgrundlage geschaffen.

Effiziente Kostenkontrolle
Kostenarten wurden neu gebündelt und mit der Muttergesellschaft abgestimmt, um eine konsistente Berichterstattung sicherzustellen.

Optimierung der Kalkulation
Gemeinkostenzuschläge und Personalkosten pro Stunde wurden angepasst, um der neuen Unternehmensstruktur gerecht zu werden.

Strukturierte Freigabeprozesse
Zahlungsfreigaben und Beschaffungsprozesse wurden kritisch überprüft und optimiert, um finanzielle Transparenz zu gewährleisten.

Stärkere Einbindung des Managements
Regelmäßige Meetings mit der Geschäftsleitung wurden eingeführt, um strategische Finanzentscheidungen fundierter treffen zu können.

Erweiterung der digitalen Infrastruktur
Die Implementierung von Softwarelösungen zur automatisierten Berichterstattung und Datenanalyse erleichterte das Finanzcontrolling erheblich.

Das Ergebnis: Finanzielle Steuerung auf neuem Niveau

Durch die schnelle Umsetzung zentraler Maßnahmen konnten bereits nach wenigen Monaten signifikante Verbesserungen erzielt werden:

1. Schnellere Berichtsprozesse: Die Erstellung des Monatsreportings wurde von sieben auf drei Tage reduziert – ein entscheidender Fortschritt für die Muttergesellschaft.
2. Transparente Liquiditätsplanung: Ein detaillierter Cash-Forecast ermöglichte es der Unternehmensgruppe, Kapitalbedarfe frühzeitig zu identifizieren und zu steuern.
3. Genaue Budgetplanung: Minimale Abweichungen im Sachkostenbereich zeigten, dass die eingeführte Planung präzise und tragfähig war.
4. Effektive Zusammenarbeit: Die Abteilungsleiter aus Produktion, Einkauf und Vertrieb arbeiteten eng mit dem Interim Finance Manager zusammen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
5. Langfristige Effekte: Die geschaffenen Strukturen erlaubten es dem Unternehmen, zukünftige finanzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen und entgegenzuwirken.
6. Digitalisierung des Finanzbereichs: Die neuen digitalen Tools sorgten für eine effizientere Datenanalyse und eine Echtzeitüberwachung der Liquiditätslage.

Fazit: Change-Management braucht Umsetzungswillen

Dieses Projekt zeigt eindrucksvoll, dass Interim Management nicht Beratung bedeutet, sondern vor allem operative Umsetzung. Die Einführung strukturierter Prozesse war erfolgreich – allerdings erfordert nachhaltige Veränderung auch den unternehmensinternen Willen zur Anpassung.

Ein entscheidender Faktor für den nachhaltigen Erfolg war die Integration des Finanzmanagements in die Unternehmensstrategie. Der Interim Manager setzte Impulse, die weit über das Projekt hinausreichten, und etablierte Prozesse, die dem Unternehmen langfristig Stabilität und Wachstum ermöglichen.

HANSE Interim steht für praxisnahe und nachhaltige Lösungen. Die Erfahrungen aus diesem Projekt zeigen einmal mehr, wie wichtig eine Kombination aus analytischer Schärfe, pragmatischem Handeln und interner Bereitschaft zur Veränderung ist, um Unternehmen langfristig auf Erfolgskurs zu bringen.