Interim IT & Digital Director treibt agile Transformation und Integration von Geschäftsprozessen voran.

Wie ein Interim IT-Direktor die Prozessabläufe in der IT optimierte und durch die Einführung agiler Methoden die reibungslose Inbetriebnahme eines neuen Produktionswerks sicherstellte – und hierdurch  für mehr Agilität, Transparenz und Nachhaltigkeit bei einem führenden europäischen Hersteller sorgte.

Der Auftraggeber

Der Kunde ist ein europäischer Hersteller von Glasverpackungen für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie. Er verfügt über moderne Produktionswerke sowie Verkaufs- und Vertriebsbüros in Zentral-, Süd- und Osteuropa. Das Unternehmen ist in hohem Maße auf reibungslos funktionierende IT-Systeme angewiesen, um die Produktion, die Logistik und die Kundenbeziehungen zu steuern, weshalb die Priorität auf der digitalen Integration liegt.

Die Management Aufgabe

Als Interim Direktor IT & Digital, der direkt an den CEO berichtete, leitete er die Transformation der technologischen Rahmenbedingungen und IT-Organisationsstrukturen, um die Digitalisierung in allen Geschäftsprozessen voranzutreiben. Zu den wichtigsten Herausforderungen gehörten:

• Fehlende Strukturen und Prozesse: Das Fehlen formeller Prozesse für das Anforderungsmanagement und das Projektportfoliomanagement.
• Zu viele Projekte: Ein undurchsichtiges Projektportfolio ohne klare Prioritäten, bei dem die IT-Ressourcen für zu viele Projekte eingesetzt wurden.
• Kritische Geschäftsprozesse: Stabilisierung des IT-Betriebs zur Unterstützung der Inbetriebnahme eines neuen Produktionswerks mit einem Investitionsvolumen von über 400 Millionen Euro.
• Fehlende Führung: Die plötzliche Vakanz der Position des Direktors für IT & Digital erforderte die schnelle Einstellung eines erfahrenen Managers, um die betriebliche Kontinuität und die kontinuierliche Fortführung der geschäftskritischen Projekte sicherzustellen.

Der Interim Manager hatte die Verantwortung, agile Methoden des Projektmanagements einzuführen, die laufenden Projekte voranzutreiben und Sofortmaßnahmen zur Stabilisierung des IT-Betriebs einzuleiten – und die Priorisierung sämtlicher Aktivitäten gleichzeitig an den Geschäftszielen auszurichten.

Die Management Lösung

Der Interim Manager analysierte die Situation des Unternehmens schnell, indem er wichtige Stakeholder einbezog und so Erkenntnisse über die Organisation gewinnen konnte.

Zu seinen zentralen Maßnahmen gehörten:

1. SWOT-Analyse: Entwicklung einer SWOT-Matrix zur Identifizierung von Stärken, Schwächen, Risiken und Herausforderungen, die der Führung strategische Erkenntnisse liefert.
2. Agiles Projektmanagement: Einführung von Scrum-Praktiken zur Steigerung der Effizienz und Sicherstellung eines iterativen Fortschritts bei komplexen und kritischen Projekten.
3. Entwicklung einer Roadmap: Definition einer Roadmap zur Priorisierung von Projekten mit hoher Wirkung und zur Fokussierung der Ressourcen auf wesentliche Initiativen.
4. Fortschrittsberichte: Regelmäßige Updates für den Vorstand und die Lenkungsausschüsse, um die Führungskräfte über Fortschritte und Entscheidungen auf dem Laufenden zu halten.

Diese Maßnahmen sorgten für Klarheit, Stabilität und strategische Ausrichtung und stellten sicher, dass Geschäfts- und IT-Ziele kontinuierlich aufeinander abgestimmt wurden.

Das Ergebnis

Zu den wichtigsten Ergebnissen des Projektes zählten:

• Verbesserte Transparenz: Es wurde ein gemeinsames Verständnis zwischen der IT-Leitung, der Unternehmensleitung und allen Projektbeteiligten über den Status und die Prioritäten laufender Projekte geschaffen.
• Optimierte Ressourcenzuweisung: Die Aktivitäten der IT konzentrierten sich besonders auf kritische Initiativen und Projekte, wie die erfolgreiche Inbetriebnahme der vollautomatischen Inbound- und Outbound-Logistik im neuen Werk.
• Kontinuierlicher Fortschritt: Agile Projektmanagementpraktiken ermöglichten es den Teams, konsistente Ergebnisse zu liefern, die mit den strategischen Zielen übereinstimmten, was zur erfolgreichen Inbetriebnahme des Werks führte.

Der systematische Ansatz sorgte für Stabilität, baute Dynamik innerhalb der Teams auf und legte den Grundstein für langfristigen betrieblichen Erfolg.

Die Stabilisierung der IT-Abläufe und die schnelle Einführung und Anwendung agiler Methoden sorgten nicht nur für die reibungslose Durchführung entscheidender Projekte, sondern schufen auch die Voraussetzungen für nachhaltiges, langfristiges Wachstum. Diese Mission zeigt beispielhaft, wie erfahrene Manager auf Zeit in der Lage sind, Schwachstellen in Organisationen zu überwinden, den Wandel voranzutreiben und nachhaltige Erfolge zu erzielen.

Fazit

Die Fähigkeit des Interimsmanagers, kurzfristige betriebliche Anforderungen mit strategischen Prioritäten in Einklang zu bringen, war ein entscheidender Faktor für den Erfolg des Projekts. Seine schnelle Integration in die Organisation in Kombination mit einem kooperativen Führungsstil half den Teams, neue agile Methoden zu akzeptieren und sich an den unternehmerischen Zielen zu orientieren.