Was war die Ausgangslage / Herausforderung, vor der Sie standen?

Für die bisherige IT-Leiterin wurde ein Interim Manager als Vertretung während Ihrer Karenzzeit gesucht. Schwerpunkt der Aufgabe sollte die Führung eines international aufgestellten SAP Kompetenzteams sowie der externen Berater sein. Parallel dazu sollte der Leiter IT-Infrastruktur mit der Verantwortung für Deutschland und Österreich „etwas“ mit gesteuert werden.

Warum holten Sie den Interim Manager an Board?

Uns wurde GOiNTERIM als qualifizierter Provider empfohlen. Bereits am zweiten Tag wurde uns eine Auswahl an passenden und vorqualifizierten Managern zur Verfügung gestellt. Diese Geschwindigkeit war für uns auch wichtig, da die geplante Karenz der Mitarbeiterin in einem Monat starten sollte. Konnte aber auch früher sein. Es war also ein äußerst dringlicher Bedarf, quasi ein Feuerwehreinsatz.

Da auch die Zeitdauer unbestimmt war und aufgrund der Schnelligkeit war Interim Management die richtige Lösung. Das hat sich auch im Projekt mehr als bestätigt.

Welche Voraussetzungen hat der Interim Manager mitgebracht?

Der Interim Manager war ein sehr erfahrener IT-Manager und CIO mit internationaler Expertise. Neben dem nötigen Fach Know-how brachte er auch sehr hohe Führungserfahrung und seniore Management-Expertise mit. Diese waren gerade in dem Projekt besonders wichtig, da sich schon einige Befindlichkeiten aufgebaut haben und eine klare Führung und Struktur nötig war.

Was waren die wichtigsten Schritte, die der Interim Manager umgesetzt hat? Wie war der Projektablauf?

Kurz nach Übernahme der ursprünglichen Aufgabe durch den Interim Manager musste eine komplette Bestandsaufnahme der IT (technisch, Systeme und Kosten) an allen internationalen Standorten im Rahmen einer Due Diligence in Zusammenarbeit mit der Mutterorganisation in Großbritannien durchgeführt werden.

Die wesentlichen Erkenntnisse dabei waren, dass

• die IT-Infrastruktur sowohl in der Holding als auch an den restlichen 19 europäischen Standorten sehr heterogen/deutlich veraltet war und sich in einem undefinierten Zustand befand, ferner
• die Kosten bzw. Kostenstruktur der gesamten IT teilweise nicht nachvollziehbar waren.

Da ein möglicher Carve-Out bevorstand, entwickelte der Manager ein Konzept, wie die IT-Infrastruktur sowohl im bestehenden Mutterkonzern als auch im Falle eines Carve-Outs modernisiert und ggf. eigenständig weiterbetrieben werden könnte. Zu diesem Zweck wurde ein externer Partner gesucht, der im Sinne von Teil-Outsourcing die Gruppe in Zukunft unterstützen kann. Mit der Einstellung eines Projektleiters hierfür verließ der bisherige Leiter IT-Infrastruktur das Unternehmen, sodass der neu eingestellte Projektleiter als künftiger Leiter IT-Infrastruktur eingearbeitet werden musste. Gemeinsam wurde dabei das internationale Modernisierungsprojekt gestartet.

Auf SAP-Seite organisierte der Interim Manager die Abarbeitung von Fachabteilungsanfragen bzw. Fehlermeldungen im prozessualen SAP-Umfeld neu und sorgte dafür, dass die Beschwerden der Fachbereiche in den Ländern signifikant reduziert werden konnten. Unter seiner Leitung wurde an allen internationalen Standorten Europas ein System zur geregelten Bestellfreigabe und automatischen Rechnungserkennung als SAP-Erweiterung eingeführt. Die eigenentwickelte Angebotslösung wurde im Rahmen von weiteren länderspezifischen Rollouts einem Facelifting unterzogen und an ein modernes Look&Feel angepasst.

Initiiert durch den Mutterkonzern erfolgte ein Benchmark eines möglichen CRM-Systems mit der vom Mutterkonzern favorisierten SAP-CRM-Lösung. Nach Abschluss des Benchmarks wurde von der Geschäftsleitung entschieden, ein Gruppenweites Einführungsprojekt für das CRM innerhalb der IT zu starten. Der erfolgreiche Rollout fand in den ersten Ländern DE, AT und CZ statt.

Eine deutliche Krisensituation in der Wirtschaft und im Markt bedingte eine noch striktere Einhaltung der IT-Kostenrahmen. Aufgrund der während der Due Diligence festgestellten teilweise schwierigen Nachvollziehbarkeit, musste ein komplett neues IT-Kostenplanungsschema entwickelt und umgesetzt werden.

Welchen Erfolg brachte der IM Einsatz?

IT-Infrastruktur: Durch die organisatorische Neustrukturierung der IT-Infrastruktur wurde die erste Group-übergreifend agierende Einheit geschaffen, die nach Abschluss des Modernisierungsprojektes IT-Services an allen Standorten in gleicher Qualität und Performance für alle Mitarbeiter gleichermaßen erbringen wird.

SAP: Basierend auf der kritischen Betrachtung der SAP-Team-internen Prozesse wurde die Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen und dem SAP-Team sowie die Zufriedenheit der Fachabteilungen mit dem SAP-Team deutlich gesteigert. Der nun gestartete Neueinstellungsprozess von drei zusätzlichen SAP-Mitarbeitern wird ferner die Know-how-Abhängigkeit zu den heutigen Dienstleistern und die damit verbundenen Kosten senken.

CRM: Mit der Gruppenweit gestarteten Einführung des CRM-Systems wurde die Basis geschaffen, dass alle Vertriebs-/Marketing- und AfterSales-Servicemitarbeiter mit den gleichen Daten in der gleichen Umgebung arbeiten.

Kosten: Durch den Aufbau des neuen IT-Kostenplanungssystems ist die Unternehmensgruppe künftig in der Lage

• die angefallenen Kosten genau einem System zuzuordnen und somit aussagefähig und transparent hinsichtlich einer (echten) Gesamtkostenbetrachtung zu sein sowie
• bei künftigen Planungen leicht zwischen OPEX und CAPEX unter Beachtung der Gesamtkostendarstellung zu unterscheiden und damit das IT Budget besser managen zu können.

Welche Erfolge / Ergebnisse würden Sie besonders hervorheben?

Von der ursprünglichen Aufgabe der Karenzvertretung hat sich die Aufgabe deutlich verbreitert und erweitert. Die Zielrichtung war die komplette Leitung der IT, die interimistische Übernahme als CIO für die internationale Gruppe weltweit. Neben dem Bereich Applikationen kamen alle IT-Bereiche bis zur gesamten Infrastruktur dazu. Nur durch den Interim-Einsatz war diese Flexibilität möglich. Der Interim Manager hatte die entsprechende Erfahrung auch auf internationaler Ebene, um sofort die gesamte Verantwortung zu übernehmen. Das wäre mit normalen Bordmitteln nicht möglich gewesen.

Weiters zu betonen die sehr seniore Führungs- und Management-Erfahrung des Interim Managers. Da es hier um eine komplette Restrukturierung des Bereiches ging und es auch immer menschelte, war Führung und Coaching neben den fachlichen Themen sehr wichtig. Das konnte der Manager perfekt und das Team der IT wurde auch auf internationaler Ebene neu strukturiert und aufgebaut. Damit war eine gute Basis geschaffen, um die Zukunft zu meistern und auch neues Wachstum zu fördern.

Würden Sie wieder auf GOiNTERIM zurückgreifen?

Jederzeit. Anfänglich waren wir skeptisch, da wir Interim Management noch nicht operativ kannten. Aber der Einsatz des Interim Managers und auch die Begleitung und Abstimmung mit GOiNTERIM funktionierte ausgezeichnet. Ohne den Interim-Management-Einsatz und den Support durch GOiNTERIM hätten wir diese Situation nicht geschafft. Dadurch konnten wir alle Ziele erreichen und den IT-Bereich auf Best-Practice-Niveau bringen. GOiNTERIM ist uns als verlässlicher Partner immer willkommen!

„Durch das sehr erfolgreiche Interim-Mandat konnte der gesamte internationale IT-Bereich deutlich verbessert und einen Schritt nach vorne gebracht werden. Es wurden viele Verbesserungen eingeführt und umgesetzt, auf internationaler Ebene wurde die gesamte IT komplett optimiert und neu strukturiert. Interim Management und GOiNTERIM waren die richtige Wahl!“