SAP-Optimierung im Vertrieb und Mitarbeitermotivation in der Chemieindustrie – Erfahren Sie wie unser HANSE Interim Manager den Vertriebsinnendienst wieder auf Vordermann gebracht hat

Die Ausgangslage

Bei einem internationalen Marktführer der chemischen Industrie wurde überhastet und nicht gut genug vorbereitet SAP S4/HANA eingeführt, was die Organisation deutlich überfordert hat. Die Geschäftsprozesse waren nicht klar definiert und viele Einstellungen des SAP-Systems nicht rechtzeitig vor Go Live abgeschlossen und implementiert.

Die Schnittstelle zwischen Vertrieb und Supply Chain / Produktion hat nicht funktioniert, was viel zu händischem Krisenmanagement und Warenallokation außerhalb des ERP-Systems (Excel) etc. geführt hat.

Der Leiter des Vertriebsinnendienstes (Head of Customer Service) wurde nach der misslungenen SAP-Einführung kurzfristig gekündigt. Daraufhin herrschten eine hohe Verunsicherung und Unzufriedenheit bei den Mitarbeiter*Innen der Abteilung. Weitere Abwanderungen waren zu erwarten. Zudem gab es viele telefonische Beschwerden von unzufriedenen Kunden, es drohten also auch noch Kundenverluste.

Die Aufgabenstellung

Der HANSE Interim Manager hatte zwei Aufgabenschwerpunkte:

1. Projektmanager Optimierung des Vertriebsinnendienstes

• Führung der Optimierungsprojekte in der Abteilung ad interim, bis ein neuer Head of Customer Service gefunden wird.
• Sicherstellen der Funktionsfähigkeit des Vertriebsinnendienstes z.B. durch persönliche Betreuung strategisch wichtiger Key Accounts.
• Einarbeitung des Nachfolgers und geordnete Übergabe bei Beendigung des Mandats.

2. Projektleitung SAP-Optimierung Sales & Distribution

• Schnellstmögliche Identifikation und Lösung von SAP-Problemen des Vertriebs.
• Prozess- und Systemoptimierung zusammen mit den Key Usern und SAP-Beratern.

Die Lösung

• Aufgabenverschiebung innerhalb der Abteilung für eine gleichmäßigere Arbeitslastverteilung
• Entlastung der Mitarbeiter*Innen durch kurzfristige Lösung von SAP-Problemen und Schaffung funktionierender Prozesse
• Order Backlog Management in enger Abstimmung mit der Supply Chain
• Unterstützung der Customer Service Mitarbeiter*Innen bei Lieferterminauskünften
• Verbesserung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit

Die Lösung beim Aufgabenschwerpunkt als Projektleiter SAP-Optimierung liegt zunächst bei der Bestandsaufnahme aller Open SAP Issues im Vertriebsbereich.

Es folgt die Priorisierung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und Adressierung der Anforderungen des Vertriebs bei den SAP Consultants.

Anschließend folgen:

• Identifizierung von Cross Functional Issues mit anderen Bereichen (z.B. Procurement, FICO), insbesondere zu Supply Chain Management / Produktion.
• Initiieren von Task Force Teams zur Lösung der Cross Functional Issues
• Identifikation von unterlassenen Customizing Requirements und Beantragung zusätzlicher SAP-Berater Ressourcen
• Allokation der durch die misslungene SAP-Einführung und zusätzlichen Produktionsproblemen verminderten Warenverfügbarkeit (hoher Order Backlog). Dadurch folgt die Verhinderung signifikanter Verluste von Kunden und Marktanteilen.
• Verlagerung der als Notbehelf händischen Warenallokation (Excel) wieder zurück ins Warenwirtschaftssystem (SAP), Implementierung einer automatischen Verfügbarkeitsprüfung (ATP Check) sowie Lieferpriorisierungen in SAP.
• Ergänzung fehlender und Korrektur fehlerhafter Stammdaten als Voraussetzung für ein reibungsloses Funktionieren des ERP Systems.

Das Ergebnis

• Die Aufrechterhaltung eines funktionierenden Vertriebsinnendienstes trotz hoher Frustration im Team ist durch Motivation gelungen und Personalfluktuation wurde verhindert.
• Die Mindestwarenversorgung wurde durch professionelles Allokationsmanagement sichergestellt.
• Alle Key Account Kunden konnten gehalten werden.
• Die Einarbeitung und geordnete Übergabe an den Nachfolger haben ordnungsgemäß stattgefunden.
• Die schnelle Identifikation und zielgerichtete Adressierung der SAP-Probleme hat zur Lösung der wichtigsten und dringendsten Open Issues gemeinsam mit SAP Key Usern und SAP Consultants geführt.

Fazit

Krisenmanagement in einem schwierigem und hochkomplexen Umfang kann erfolgreich gelingen, wenn man als erfahrener Lotse weiß, wie man durch das schwierige Gewässer kommt.

Der HANSE Interim Manager A. Torster hat durch die Weiterentwicklung des Vertriebsteams hinsichtlich der Prozessabläufe und Kompetenzen sowie der Optimierung des SAP-Order-to-Cash für einen bleibenden Know-how-Transfer ins Unternehmen gesorgt.