Mit dieser Transformationsarchitektur gelingt der Wandel

Ein Beitrag der DDIM Interim Manager Peter Kuhle und Eckhart Hilgenstock

Auch im Jahr 2021, nachdem Corona zum Turbo für den Wandel wurde, ist die Digitalisierung in Unternehmen noch immer eine große Herausforderung. Dabei reichen sechs Bausteine für eine erfolgreiche Transformationsarchitektur aus, so DDIM Interim Manager Peter Kuhle und Eckhart Hilgenstock.

Die Wirtschaftswelt dreht sich zunehmend schneller – und auch die Pandemie hat vielen Unternehmen mit voller Breitseite klar gemacht: Wir müssen digitaler, flexibler und krisenfester werden. Und obwohl Corona ein Digitalisierungskatalysator war, blieben ganzheitliche Transformationen in der Regel aus. Oftmals wurden lediglich analoge Prozesse digitalisiert und Geschäftsmodelle angepasst. Die Frage lautet: Reicht das aus, um in der Zukunft ganz vorne mitspielen zu können?

Auf Zukunft gepolt

Das Zukunftsinstitut schreibt passend: „Es ist immer das Gleiche: Während in vollmundigen Reden die disruptiven Geschäftsmodelle der digitalen Ökonomie bewundert werden, reicht der Mut in der eigenen Organisation für einen Durchbruch nicht aus.“ Dabei ist doch genau jetzt der Zeitpunkt, die gesamte Organisation unter die Lupe zu nehmen und neu auszurichten: auf Zukunft zu polen. Unternehmer müssen sich nicht nur die Frage stellen, wie sie zukünftig flexibler auf Marktschwankungen reagieren können. Sondern auch, wie sie ihre Mitarbeiter in den zunehmend wichtigen Kompetenzen fördern, darunter: Kreativität, Mut, Resilienz, Selbstverantwortung und digitales Knowhow. McKinsey spricht hierbei von „Future Skills“.

Die Antworten auf diese Fragen münden in der Organisationsstruktur. Ein Unternehmen kann sich nur kulturell, organisational und prozessual neu erfinden, wenn die Strukturen es zulassen. Ergo: Die Struktur muss sich ändern, um Änderungen zuzulassen. Brian Robertson, Erfinder der Holocracy, bringt es auf den Punkt: „Structure eats culture for lunch.“ Kulturwandel gelingt nur Hand in Hand mit Strukturwandel. Wir möchten nun eine zukunftsfähige Transformationsarchitektur skizzieren – und welche Bausteine dafür notwendig sind.

Die Transformationsarchitektur

Sie besteht aus:

  • flachen Hierarchien,
  • kurzen Entscheidungswegen,
  • schlanken und digitalisierten Prozessen,
  • selbstorganisiert und fachübergreifend arbeitenden Mitarbeitern,
  • interdisziplinärem Wissenstransfer,
  • digitalen Serviceleistungen und Kundenerlebnissen,
  • einem professionellen Datenmanagement im eigenen Haus,
  • einem agilen Controlling
  • und kontinuierlicher Feinjustierung.

Sind diese Punkte etabliert, können Unternehmen flexibel und kurzfristig auf Veränderungen reagieren und auch im Wandel effizient und nachhaltig wirtschaften. Die Mitarbeiter arbeiten eigenverantwortlich auf zwei Bahnen: Im operativen Tagesgeschäft und in einem transformativen Thema – und in beiden Bahnen ist der Blick immer Richtung Zukunft gerichtet. Das erfordert ein sehr reifes Management, das keine Angst vor Kontrollverlust hat und der Belegschaft den Rücken freihält. Sie befähigt, selbstmotiviert neue Themen zu entwickeln – innerhalb vorgegebener, aber nicht zu eng abgesteckter Leitplanken. Um dorthin zu gelangen, sind folgende sechs Bausteine notwendig:

1. Sinn und Zielbild oder die Transformation Story

Im ersten Schritt muss eine Transformation Story erarbeitet werden, in der sich das Zielbild und der Sinn herauskristallisiert. Wofür treten wir an? Was streben wir an? Wie soll das Unternehmen nach dem Wandel sein? Wie soll die Beziehung zu unseren Kunden und Business-Partnern aussehen? Und was passiert, wenn sich das Unternehmen nicht verändert? Wichtig hierbei: Das Management sollte die Mitarbeitenden direkt in den Prozess der Zielbildentwicklung einbeziehen. Zukunftsfähige Unternehmen werden von den Mitarbeitern gestaltet – und nicht allein von der Geschäftsführung.

2. Digitaler Wandel nur mit „Power of the People”

Mitarbeiter von Anfang an in den Transformationsprozess einzubinden, ist nur der Anfang. Darüber hinaus sollten Verantwortliche genau schauen, wie sie ihre Mitarbeitenden befähigen können. Werden Qualifikationen oder agile Methodenkenntnisse benötigt? Ist der Vertrieb auf dem neuesten technologischen Stand? Das Management ist hier in der Rolle des Enablers. Es bereitet ihrer Belegschaft den Weg und macht Betroffene zu Beteiligten. Einer McKinsey-Studie zufolge sind die Mitarbeiter in erfolgreich transformierten Unternehmen viel engagierter. Der Wandel gelingt nur, wenn die Mitarbeiter ihn gestalten und mittragen.

3. Agilität als Mittel für die Transformation

In vielen Bereichen kann eine agile Denk- und Arbeitsweise die Transformation vorantreiben. Auch hilft Agilität, Projekte effizienter voranzutreiben, Produkte mit größerem Kundenfokus zu entwickeln – und bei Überraschungen schnell und flexibel Anpassungen vorzunehmen. Außerdem ist die time-to-market rasant, was für die oben genannte Organisationstruktur erfolgsentscheidend ist.

4. Customer Centricity als Strategie

In einer Transformation geht es nicht allein darum, effizientere Prozesse zu schaffen. Der Wandel muss auch für die Kunden spürbar sein. Dafür sollte das Geschäftsmodell vollkommen auf die Kunden ausgerichtet werden. Eine einzigartige Customer Experience sorgt dafür, dass Kunden wieder kommen. In Zeiten, in denen Kunden immer sprunghafter werden, kommen Unternehmen gar nicht darum herum, ihre Strategie auf die Kunden auszurichten – und nicht auf das Produkt.

5. Service macht auch digital den Unterschied

Sprunghafte Kunden sind das eine. Zunehmend austauschbare Produkte und Dienstleistungen das andere. Ein wichtiger Baustein im Transformationsprozess ist ein Upgrade des Service. Mithilfe digitaler Lösungen können sich Unternehmen effizienter und kundenzentrierter aufzustellen. Service kann dabei vom Geschäftsbereich zum digitalen Geschäftsmodell avancieren, das Neugeschäft generiert. Mit Predictive Maintenance können Maschinenbauer beispielsweise zum Smart Solutions Provider werden. Es gilt, den Kunden über das Produkt hinaus Mehrwert zu bieten.

6. Digital Leadership und Mindset

Führungskräfte begleiten ihre eigenverantwortlich arbeitenden Mitarbeiter – und sorgen dafür, dass niemand zurück in alte Muster fällt. Das richtige Mindset ist entscheidend. Die Beraterin Sonja Radatz schreibt, dass alle Beteiligten das Gestern und Heute mental hinter sich lassen – und nur noch an das Morgen denken sollten. Das ist leichter gesagt als getan. Es kostet viel Aufwand, nicht zurück in die Komfortzone zu fallen. Aufgabe der Führungskräfte ist auch hier: Die Mitarbeiter immer wieder aus der Komfortzone puschen – und keine Schattenorganisationen aufkeimen lassen. Leadership soll aber nicht als Kontrollinstanz betrachtet werden, sondern vielmehr als Motivationsinstanz und Unterstützung.

Fazit: Den Weg in die digitale Zukunft gehen

Eine Transformation ist eine turbulente Reise mit vielen Unbekannten. Wer sich loslösen möchte aus der alten Wirtschaftswelt, muss diesen Weg gehen. Wir möchten Unternehmen Mut machen, die Wirtschaftswelt von morgen mitzugestalten. Ressourcenschonendes, effizientes Wirtschaften, wertschätzende und agile Arbeitsweisen, Netzwerkorganisationen und wirtschaftliche Ökosysteme sowie global-lokale Business Strategien sind spätestens seit der Corona-Krise keine Zukunftsmusik mehr. Lassen Sie uns diesen Schritt gehen.

Dieser Beitrag erschien erstmalig am 14.05.2021 auf Springer Professional.

Die Autoren:

Peter Kuhle ist Interim Manager und Senior Advisor aus Bad Honnef. Er begleitet Unternehmen in erfolgskritischen Phasen von Wachstum und Wandel. Dabei blickt er auf langjährige Erfahrung in Sales & Service, Transformation & Effizienz und diversen Managementfunktionen bei namhaften Unternehmen aus Konzernen und Mittelstand zurück. Seine Themenschwerpunkte sind Vertrieb, Direktvertrieb, After Sales, Service und technischer Kundendienst. Er ist Preisträger des “Interim Management Excellence Awards”. Über seine Erfahrung schreibt er in diversen Wirtschaftsmedien. Mehr Infos: www.peterkuhle.com

Eckhart Hilgenstock ist Interim Executive (EBS) mit ausgewiesener Digitalkompetenz. Als international erfahrener Berater und Coach, agil und mit Feingefühl, bringt er Struktur und Rhythmus in das Geschäft seiner Auftraggeber: Er begleitet Unternehmen dabei, ihren Verkauf effizienter zu gestalten, den Auftragseingang zu steigern und das Kundenerlebnis zu verbessern. Als Digital Transformation Manger führt Hilgenstock Mitarbeiter durch den Veränderungsprozess, gestaltet komplexe Projekte erfolgreich, und strukturiert Prozesse hin zu einem gewinnbringenden Business Rhythmus. Mehr Infos: www.hilgenstock-hamburg.de