1. Wieso ist effizientes Forderungsmanagement gerade jetzt besonders wichtig?

Nach einer Dekade der Hochkonjunktur befindet sich die Wirtschaft gegenwärtig in einer massiven Krise. Die Sicherstellung der jederzeitigen Zahlungsfähigkeit und damit die Fortführung der Unternehmenstätigkeit (“going concern“) gehört nun zu den wichtigsten Verantwortlichkeiten der Geschäftsführung.

Cash Flows aus operativer Geschäftstätigkeit sind insbesondere vor dem Hintergrund zu beobachtender Verschlechterungen des Zahlungsverhaltens aufgrund weitreichender Lock-Down Maßnahmen in der Wirtschaft dringend zu verbessern. Denn: Unter Cash-Gesichtspunkten (und sonst gleichen Bedingungen) ist die Erhöhung der „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ gleichbedeutend mit der Erhöhung der „Cash-Abflüsse“ aus dem Unternehmen. Dies ist ein ebenso banaler wie gern übersehener Zusammenhang. Zu beachten ist jedoch, dass “Cash“ in Zeiten der Krise ein besonders knappes Gut darstellt, mit dem sehr verantwortungsbewusst umgegangen werden sollte.

Während aktives Forderungsmanagement bei großen, international agierenden Unternehmen zum Standard gehört, gibt es bei vielen mittelständischen Unternehmen hierfür häufig noch kein angemessenes Problembewusstsein. Die aktuelle Krise zwingt jetzt viele mittelständische Unternehmen, in dieser überlebenswichtigen Disziplin erheblich besser zu werden.

2. Welche Ziele gilt es zu erreichen?

Durch effizientes Forderungsmanagement sollten folgende Ziele erreicht werden:

1. Sicherstellung vollständiger, vertragskonformer und periodengerechter Abrechnungen der erbrachten Lieferungen und Leistungen (“billing cycles“)
2. Verbesserung relevanter Leistungskennzahlen (KPIs)
3. Steigerung der Effizienz des im Umlaufvermögen gebundenen Kapitals (NWC)

• Nachhaltige Verbesserung der Cash Flows aus operativer Geschäftstätigkeit
• Senkung der Zinsbelastungen und Verbesserung des Finanzergebnisses
• Einhaltung vertraglicher Vorgaben (“covenants”) aus Unternehmenskaufverträgen zur Cash- und Net Working Capital Performance

Zudem sollte nicht unerwähnt bleiben, dass sich durch effizientes Forderungsmanagement zumindest mittelfristig die Transaktionskosten im Unternehmen senken sowie die Kundenzufriedenheit durch Verbesserung der Verkaufsprozesse steigern lassen.

3. Welche Maßnahmen sind im Einzelnen einzuleiten?

In Abhängigkeit von den Rahmenbedingungen des jeweiligen Unternehmens bieten sich folgende Maßnahmen an:

• Implementierung einer zentralen Forderungs-Management-Funktion im Finanzbereich
• Optimierung der Geschäftsprozesse mit Kunden in Bezug auf a) Verträge, b) Lieferungen und Leistungen und c) Abrechnungsprozesse; dieses gilt besonders für komplexe Geschäftsprozesse mit Großkunden (z. B. DAX-Unternehmen)
• Wer managen will muss vorher messen: Definition relevanter Leistungskennzahlen (KPIs), v.a.
  • Anteil überfälliger Forderungen aus Lieferungen und Leistungen („Overdue Performance“)
  • Altersstruktur der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen („Ageing Analysis“)
  • Anteil noch nicht fakturierter Ausgangsleistungen („Unbilled Revenues“)
  • Anteil (noch) nicht zuordenbarer Zahlungseingänge („Unallocated Cash“)
• Implementierung eines auf die Belange des Unternehmens zugeschnittenen und angemessenen Berichtswesens (Reporting)
• Laufende Messung (Monitoring) dieser Leistungsindikatoren (KPIs)
• Management dieser KPIs mit Hilfe individuell ausgearbeiteter Maßnahmen, z. B. Durchführung regelmäßiger Debtor-Calls mit Standortleitern (“cash is king“)
• Zu den Besonderheiten im Hinblick auf die Art der Führung, die an dieser Stelle nicht behandelt werden können, verweise ich auf: https://rotzoll-finance.com/portfolio-posts/verbesserung-der-leistungskennzahlen-kpi-im-forderungsbereich/

4. Wie sollte das Ergebnis aussehen?

Zum einen sollte es gelingen, durch fortdauernde Verbesserungen der gesamten Prozesskette sicherzustellen, dass die erbrachten Ausgangsleistungen auch tatsächlich vollständig, vertragskonform und periodengerecht abgerechnet werden. Das ist für viele Unternehmen leider nicht selbstverständlich.

Zudem ist es in jedem Falle ratsam, die Vollständigkeit der Erträge zuerst sicherzustellen, bevor man sich durch das Ausrufen von Kostenbegrenzungsprogrammen auf die Kürzung der Aufwendungen konzentriert.

Zum anderen sollten die für das Unternehmen wichtigsten Leistungskennzahlen von der Geschäftsführung fortlaufend überwacht und unter der Leitung von Finance sukzessive verbessert werden.

In dem Maße, indem beides gelingt, können nachhaltig erheblich verbesserte Cash-Flows aus operativer Tätigkeit sowie deutlich verbesserte Finanzergebnisse erzielt werden. Nutzen Sie diese Krise, um nachhaltig positive Veränderungen zu erwirken.

5. Wieso ist sofortiges Handeln gefordert?

Besonders in Zeiten der Krise erfordern das übergeordnete Ziel der Sicherung der jederzeitigen Zahlungsfähigkeit und der Fortführung der Unternehmenstätigkeit sofortiges Handeln. Verlieren Sie keine Zeit!

Erfahrene Interim Manager der Dachgesellschaft Deutsches Interim Management e.V. (DDIM) können Sie bei Bedarf unterstützen, ein aktives Forderungsmanagement in Ihrem Unternehmen zu etablieren bzw. Ihre bestehenden Verkaufsprozesse so zu verbessern, dass sie den neuen Anforderungen genügen. “Order-to-Cash“, von der Bestellung bis zur Bezahlung. Damit Sie die Zahlungseingänge Ihres Unternehmens sichern.

Über die Fachgruppe

Die Fachgruppe Finance bei der Dachgesellschaft Deutsches Interim Management e.V. besteht aus erfahrenen Interim-Finanzmanagern. Sie bietet die geballte Expertise von krisenerprobten Managern mit langjährigen Erfahrungen in allen Finanzbereichen an. Wir sehen uns als Business Partner, die im Interim Management Unternehmen schnell und effizient unterstützen und Fragen zu komplexen Sachverhalten im Finanzbereich beantworten können. Das Expertenteam arbeitet inhaltlich an ausgewählten Fragestellungen aus den Bereichen Finance & Accounting, Controlling, Finanzierung, Treasury, interne Revision und Steuern.

Wenn Sie Fragen zu diesen oder anderen finanzbezogenen Vorgängen haben, steht Ihnen ein Ansprechpartner aus der Fachgruppe Finance zu einem unverbindlichen Informationsgespräch, auch als Sparringspartner, zur Verfügung. Schreiben Sie uns über finance [at] ddim.de. Wir werden uns schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen.

Darüber hinaus werden wir in den nächsten Wochen regelmäßig Veröffentlichungen über finanzrelevante Themen in dieser Krisenzeit vornehmen.

Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

Paul Stheeman
[Fachgruppenleiter Finance]
Dachgesellschaft Deutsches Interim Management e.V.

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